Audit et Conseil

Auditer un outil ou conseiller une structure, c'est tout d'abord comprendre les tenants et les aboutissants. Nous ne voyons pas comment conseiller sans d'abord écouter, comprendre, percevoir les problématiques et réfléchir à comment les résoudre. Peut-être que nous avons loupé quelque chose dans cette displine, mais pour nous l'audit, comme le conseil, nécessite tout d'abord de voir, de savoir même, avant de donner des directions.

Dans cette vision, ces deux activités sont très proches pour nous :

• Auditer, c'est prendre connaissance de votre outil, de l'utiliser, de l'analyser, pour ensuite fournir des recommandations correspondant soit à une obligation légale (comme pourrait être le RGAA), soit au périmètre que vous nous avez défini.
• Conseiller, c'est aussi prendre connaissance de votre outil, l'utiliser, l'analyser, pour fournir des recommandations. Cependant, ces recommandations ne sont pas contraintes dans un périmètre directement ; nous pourrions, si cela semble pertinent, vous conseiller de changer une partie de votre organisation, ou d'utiliser certains outils, voire même de changer certains prestataires. Charge à vous de confronter ces conseils, de les estimer, de les appliquer, ou non.

L'audit est très fréquemment associé à des domaines bien spécifiques, et cela est dommage car il manque des domaines pertinents à notre sens, mais nous choisissons nos combats. Les catégories d'audit fréquentes sont :

• L'audit d'accessibilité, que nous vous proposons
• L'audit d'un outil (logiciel, site web) sur des aspects de performance ou de maintenabilité, que nous vous proposons
• L'audit de sécurité informatique, pour lequel nous n'avons pas la compétence suffisante, parce qu'il inclut des normes et règlementations que nous n'implémentons pas directement chez nous, notamment sur des aspects matériels (portiques etc)
• L'audit financier, qui n'a rien à voir avec notre domaine

Les autres catégories d'audit que nous aurions oublié sont encore moins dans notre domaine de compétences que celles listées, évidemment.

Réaliser un audit, c'est prendre le temps de réfléchir sur des procédures ou des organisations qui "ont toujours été là". Prendre du recul sur votre manière de réaliser votre métier, pour se poser les bonnes questions. Cela n'est pas obligé d'aboutir à la réorganisation de la structure, et heureusement ! La plupart du temps, nos audits se concluent par des préconisations associées à l'utilisation de vos outils : les mettre à jour, les remplacer, mieux les utiliser.

Vous êtes en capacité de déterminer, normalement en toute autonomie, ce qui fonctionne mal dans votre métier de tous les jours. A vrai dire, vous êtes les mieux placé(e)s. Cela dit, vous n'êtes pas forcément en position de déterminer :

• Les causes profondes : peut-être accusez-vous un outil ou un service, quand en réalité le problème détecté n'est qu'un symtôme
• La résolution la plus efficace : il est facile de trouver une solution parmi de nombreuses, mais qu'en est-il de les comparer ? D'autant plus quand vous n'avez pas en interne toutes les compétences pour faire un panorama efficace de toutes les possibilités
• La gestion des coûts à long terme : de nombreuses structures, quelles qu'en soient leurs formes, ont un biais de gain à court terme, qu'il s'agisse de confort, de productivité ou de rentabilité. Malheureusement, certains choix sont des mirages ; ils font gagner à court terme, mais perdre beaucoup d'argent à long terme. Si vous souhaitez des exemples, on peut citer certains prestataires peu regardants pour des agences de service public comme France Travail qui ont laissé fuiter des informations ; le développement de la solution XPN pour la rédaction de procès-verbaux dont le coût et le suivi depuis dix ans est très critiqué ; certains appels d'offre se basant quasiment exclusivement sur le prix, au risque de nécessiter de nombreux coûts humains et pécuniers supplémentaires par la suite.

Si vous êtes une collectivité territoriale et nécessitez de vous mettre en conformité sur l'accessibilité numérique, vous avez vraisemblablement remarqué cet aspect : un nouveau site web "tout neuf" réalisé il y a quelques années, pour lequel l'accessibilité est perfectible, voire déplorable. Pourtant, la loi pour l'Egalité des Chances date de 2005 ; une société externe réalisant des actions de conseil ou d'audit, avec un suivi en amont de cette réalisation aurait assurément aidé à réduire les coûts et les agacements.

En résumé, un regard neuf peut vous faire gagner beaucoup de temps et réduire les coûts, s'il est utilisé au bon moment. Si vous n'avez jamais utilisé de compétences en audit ou conseil, c'est normal ; peu de structures s'y penchent sérieusement, car ces actions sont vues uniquement comme des coûts supplémentaires de court terme.

Si vous nous pardonnez ce sophisme : S'Il faut accepter de dépenser de l'argent pour en gagner, et si Le temps, c'est de l'argent, alors il faut également accepter de dépenser du temps pour en gagner. Faites-vous assister pour prendre le temps de questionner vos outils informatiques, votre organisation interne ; vous y gagnerez assurément sur le long terme.

Pour finir à ce propos et donner davantage d'exemples, deux anecdotes s'étant déroulées lors de nos dispenses de formation ou de conseil :

1. Lors d'un échange, nous parlions de l'importance d'intégrer des tests, notamment unitaires ou fonctionnels, dans le cadre du développement d'un outil. Nous indiquions qu'il n'était pas nécessaire de couvrir 100% des cas de l'application, mais les plus critiques pour les usagers pour le moment, afin de fluidifier à terme les mises à jour. Nous avons estimé pour cette solution qu'il faudrait environ 10% du temps de développement affecté aux tests pour qu'ils aient un impact réellement bénéfique dans deux mois. La réponse d'une personne en charge du projet a été en substance qu'il était absolument impossible de prendre 10% du temps de développement, car ils étaient déjà très en retard, entre les corrections de bugs et la réalisation de nouvelles fonctionnalités. C'est un point de vue qui s'entend, et nous le comprenons absolument, mais nous sommes convaincus que dans ce contexte particulier, la mise en place de tests aurait largement réduit le temps de correction de bugs, réduisant la charge de travail sur le long terme.
2. Dans le cadre d'un développement d'un logiciel très spécifique, nous avons pu échanger avec la personne responsable de la formation en interne, dédiée à l'onboarding (prise de poste) des développeuses et développeurs du logiciel. Cette personne nous indiquait que le temps nécessaire pour rendre ces personnes totalement autonomes était de 6 mois à 1 an. C'est une durée qui nous semble risquée, avec tous les risques que cela présente : démission de la personne formée, périodes d'essai, changement d'équipes et ainsi de suite. Quand nous avons questionné les raisons, il y avait des raisons structurelles, mais également organisationnelles dans le processus de développement. Sans rentrer dans les détails de nos préconisations qui risqueraient de nuire à la confidentialité, nous avons longuement échangé avec cette personne et sommes convaincus qu'il est possible de diviser ce temps d'autonomisation par deux voire trois. Mais les solutions ne sont pas innées, pas instantanées, et nécessitent notamment une refonte de l'organisation du développement.

Nous nous sommes souvent posés cette question, mais la réponse reste la même : parce que c'est passionnant, tout simplement. C'est épuisant, bien sûr : conseiller avec sérieux nécessite de se documenter en détail, de noter beaucoup d'informations, d'anticiper des objections, de penser à la conduite du changement, mais surtout, de ne pas donner de mauvaises pistes qui pourraient aggraver la situation. Mais au-delà de ce temps et cette énergie dépensée, nous en retirons beaucoup :

• Nous découvrons de nombreux corps de métier, avec leurs problématiques particulières. Cela nous éloigne dans nos idées pré-conçues, et cela nous aide à être plus pertinents lors de nos formations ou nos réalisations en sous-traitance.
• Nous découvrons des structures de toute taille et de toutes formes : travailler pour un grand compte n'est pas du tout la même chose que pour un restaurant modeste, et tout cela n'a rien à voir avec les collectivités territoriales ou les services de l'Etat. Pour autant, par expérience, les bonnes idées sont présentes partout et cela nourrit nos réflexions.
• Nous découvrons des équipes, des personnes, qui font sincèrement de leur mieux. Ces échanges nous aident à pousser toujours plus loin nos compétences en conduite du changement, mais aussi à se réinventer pour proposer des solutions en adéquation avec les personnes.
• Nous découvrons des aspects techniques dans notre métier que nous ne connaissions pas, des technologies nouvelles ou obsolètes. Cela nous aide beaucoup pour trouver les meilleures solutions dans chacune de nos prochaines missions.

Bien sûr, nous vous facturons et donc gagnons de l'argent, mais nous pourrions aussi le faire en réalisant des sites web à prix cassé ou en vendant des hot-dogs. L'audit et le conseil sont des activités qui ont du sens, car elles aident à se dépasser pour vous comme pour nous. L'audit et le conseil sont au croisement de la recherche universitaire, de la conception (logicielle ou de marque) et la formation, trois activités pour lesquelles nous avons de solides compétences.

En un mot comme en cent, c'est une activité plaisante et enrichissante. Et nous espérons sincèrement, si vous faites appel à nous pour ce type d'actions, que vous partagerez ce sentiment.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de situation pouvant mener à la nécessité d'un audit. Cette liste de cas n'est pas exhaustive, n'hésitez pas à nous contacter pour nous présenter votre problématique :

Au-delà de ces problématiques visibles et de cette approche réparatrice, vous pourriez faire appel à du conseil lors de la réalisation de nouveaux projets. Lors de nouveaux projets, vous avez vos envies, vos idées pour y parvenir et vos moyens à disposition. Et avant de débuter un projet, s'assurer que le jeu en vaut la chandelle est utile ; surtout quand 70% des projets débutés ne voient pas le jour !

Nous n'avons pas de conseil à vous fournir dans l'organisation de vos équipes ou dans la gestion de votre budget : tout cela vous concerne, ou en tous cas, nous n'avons pas les compétences pour vous apporter une analyse poussée. Nous sommes davantage spécialisés dans la conception de vos projets : est-ce qu'ils sont bien structurés, correctement pensés, ou non.

Il y a bien des choses à dire à ce sujet, mais Mike Monteiro, dans son livre Ruined by Design, que l'on pourrait traduire par "Délabré par conception", en dit déjà beaucoup avec concision (et panache) :

We were finding that early-stage startups (again, I'm generalizing a bit) weren't interested in doing research. They just wanted the thing in their head made real. They wanted us to execute their vision. In my experience, fear of doing research is always about ego and fear, which is a horrible combination. If you have a good idea, you should be happy that someone is willing to kick the tires on it. You should be demanding it, actually. You want to know if your idea will actually work. Believing you have a great idea is good, knowing your idea is great is even better. If you're afraid of having these tired kicked, it's because you know there's something wrong or you're afraid there's something wrong. So, beware of someone who doesn't want you to look behind the curtain, kick the tires, and have their assumptions tested. [...] Tire kicking is a gift. If someone kicks the tires on your work and it falls apart, that person is your new best friend because they just saved your ass.

Que l'on pourrait traduire par :

Nous avons trouvé que les startups en début de cycle (même si je généralise un peu) ne sont pas intéressées par la recherche. Elles veulent juste que leur concept prenne vie. Ils veulent que nous exécutions leur vision. Par expérience, la peur d'entreprendre des recherches est toujours liée à l'égo et la peur, et c'est une combinaison affreuse. Si vous avez une idée, vous devriez être ravi.e que quelqu'un la mette à l'épreuve. Vous devriez même le demander. Vous devriez vouloir savoir si votre idée sera réalisable ou souhaitable. Croire que vous avez une bonne idée, c'est bien, savoir que votre idée en est une bonne est encore mieux. Si vous avez peur de mettre vos idées à l'épreuve, c'est parce que vous savez qu'il y a quelque chose qui ne tourne pas rond, ou que vous avez peur que quelque chose ne tourne pas rond. Donc, prenez garde aux gens qui ne veulent pas que l'on regarde derrière les rideaux, que l'on éprouve leurs idées, que l'on teste leurs hypothèses. Toutes ces choses font partie de votre métier de concepteur ou conceptrice. [...] Eprouver un système est un don. Si quelqu'un teste vos idées et qu'elles s'effrondent, cette personne est votre nouveau meilleur ami car il a sauvé votre cul.

En résumé, si vous créez un nouveau projet numérique ou si vous envisagez de refondre un projet extérieur, demander un avis extérieur avant le démarrage du projet est précieux : vous pouvez confirmer que votre idée est la bonne de manière indépendante, ou éviter de nombreux problèmes après le démarrage.

Si vous avez l'impression que tout se passe bien pour vous et qu'aucune restructuration n'est envisagée, il n'est pas nécessaire de faire appel à nos compétences : nous avons besoin d'une problématique pour travailler !

Ce que nous pouvons réaliser pour vous

Sur ces aspects, voilà ce que nous vous proposons :

• Un audit organisationnel et technique sur votre manière d'utiliser (certains de) vos outils et de réaliser (certaines de) vos actions, pour avoir un regard extérieur sur ce qui vous pose problème au quotidien. Nous organiserons un premier rendez-vous pour échanger sur la problématique et sur votre organisation, suivi d'une analyse sur place ou non en fonction des besoins, suivie d'un rapport complet sur nos travaux. Attendez vous à des échanges réguliers pendant la phase d'analyse : nous aurons des questions !
• Un audit technique sur la conception et le fonctionnement d'un de vos outils pour lequel vous disposez des sources, sur lequel vous remarquez des lenteurs ou des dysfonctionnements, mais vous n'avez pas le temps ou les compétences d'améliorer la situation. Nous échangerons sur vos problématiques, puis réaliserons une analyse complète des points de blocage pour vous proposer des améliorations. Ces améliorations seront détaillées, transparentes et chiffrées : si vous ne souhaitez pas faire appel à nous pour la réalisation, vous en êtes libres !
• Un audit d'accessibilité pour votre site web ou votre application mobile : si vous souhaitez auditer vos contenus publics pour obtenir un score de conformité RGAA, nous pouvons le réaliser pour vous. Une première réunion d'explications, puis nous réalisons un audit avec valeur légale sur le site web ou l'application mobile à laquelle vous nous aurez donné préalablement l'accès. Enfin, une réunion avec un rapport d'audit lisible pour les personnes en responsabilité, et un relevé d'audit avec l'ensemble des non-conformités détectées.
• Un conseil organisationnel et pédagogique sur la mise en place d'actions de formation, sur la création de programmes cohérents, sur le respect des obligations Qualiopi ou dans le cadre d'un renouvellement de titre RNCP auprès de France Compétences. Nous disposons de plus de 35 ans d'expérience cumulée sur les actions de formation, la gestion de cursus en école supérieure ainsi que la règlementation associée aux centres de formation.
• Un conseil technique pour assister lors de la signature de contrats de développement : si vous souhaitez un avis extérieur lors de la mise en place d'un projet dans votre entreprise, vous pouvez faire appel à nous. Nous vous aiderons à comprendre les tenants et aboutissants techniques de la solution proposée, nous vous listerons les coûts cachés potentiels, et nous vous préconiserons des questions ou des clauses supplémentaires pour accroître la confiance dans le projet.
• Un conseil organisationnel et technique sur la réduction des coûts par rapport à vos licences informatiques : si vous avez remarqué que votre structure dépense des sommes semblant déraisonnables, faites-appel à nous pour une analyse complète de vos outils. Certains outils ont des alternatives gratuites, souvent souveraines, nécessitant un temps d'adaptation variables des équipes. Ce temps peut-être très court ! Notre culture du domaine informatique et de la sphère Open Source nous permet d'accompagner votre structure dans une transition numérique.

Si vous avez appris quelque chose sur cette fiche thématique et souhaitez en apprendre davantage, nous vous conseillons de parcourir ces ressources :

• Combien coûte un audit RGAA, comment cela se passe : https://design.numerique.gouv.fr/accessibilite-numerique/prestations-accessibilite-numerique/
• Interview de Philippe Levrel et Louis-Grégoire Logre sur BFM Business : https://www.bfmtv.com/economie/operations/le-tete-a-tete-decideurs/pourquoi-faire-appel-a-une-societe-de-conseil-peut-vous-permettre-de-developper-votre-activite_AN-201808290244.html
• L'accompagnement pour l'accessibilité numérique avec Access42, pour comparaison : https://access42.net/services/accompagnement-accessibilite/